Informative

In DPM è presente un modulo dedicato alla redazione ed alla raccolta di tutte le informative che a vario titolo vengono utilizzate nel contesto dell’ente. Il modulo è accessibile dalla voce INFORMATIVE nel menù di sinistra; l’accesso al medesimo è accordato sulla scorta di quanto definito in Ruoli applicativi e privilegi utente.

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Una volta effettuato l’accesso alla funzionalità si potrà avere contezza di un registro delle informative nel contesto del quale si potranno creare nuove informative (tramite il bottone «Nuovo» in alto a destra) nonché Modificare, Duplicare e Disattivare le singole informative dall’interfaccia di dettagli sulla destra, una volta cliccato sulle medesime.

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Il procedimento di creazione o modifica di un’informativa all’interno del relativo registro consta essenzialmente di cinque passaggi prospettati sulla destra dell’interfaccia.

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Nel passaggio «Informazioni» è possibile inserire talune informazioni base sull’informativa e, specificamente:

  • il nome;

  • una descrizione;

  • le attività di trattamento correlate;

  • lo stato di elaborazione dell’informativa.

N.B. È possibile stabilire una relazione tra un’informativa e molteplici attività di trattamento ma è altresì possibile stabilire una relazione tra molteplici informative ed una sola attività di trattamento.

Nel passaggio «Natura del trattamento» è possibile inserire le informazioni relative a:

  • Finalità;

  • Basi giuridiche;

  • Origine dei dati;

  • Categorie di dati.

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Nel passaggio «Titolare e DPO» vengono inserite le correlazioni tra informativa e titolari e DPO; detta correlazione comporterà l’inclusione dei dati di contatto dei medesimi all’interno del documento generato tramite l’ultimo passaggio.

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Nel passaggio «Altre informazioni» potranno essere specificate le seguenti informazioni:

  • I diritti dell’interessato;

  • Il ricorrere della diffusione dei dati, con le relative note;

  • Il ricorrere di trasferimenti o comunicazione dei dati. Cliccando sul bottone «Nuovo» si aprirà una modale che consente di indicare categorie di destinatari, terze parti, ambito (comunitario o non) e note;

  • Se la comunicazione dei dati avviene per obbligo legale o contrattuale;

  • Se la comunicazione dei dati è necessaria per la conclusione del contratto;

  • Le possibili conseguenze dalla mancata comunicazione dei dati;

  • Il periodo (o i periodi) di conservazione dei dati, con le relative note;

  • L’esistenza di processo decisionale automatizzato ed una sua eventuale descrizione;

  • Note aggiuntive.

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Nell’ultimo passaggio, «Generazione file», viene proposto di generare il documento dell’informativa (completa dei dettagli indicati ai passaggi precedenti) oppure di caricare un proprio documento di informativa.

Genera informativa

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Prima di procedere alla generazione del documento viene proposto di:

  • Scegliere il formato del file generato (PDF o modificabile);

  • Definire un periodo di inizio di validità e/o di scadenza per il documento;

  • Fornire una descrizione con delle note sul documento che si va a generare.

Carica informativa

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Dopo aver selezionato il documento da caricare, viene proposto di:

  • Definire un periodo di inizio di validità e/o di scadenza per il documento;

  • Fornire una descrizione con delle note sul documento che si va a generare.

In calce alla pagina di questa sezione verrà proposta una lista di tutti i documenti generati e/o caricati, con la possibilità di scaricarli o archiviarli. Questa lista viene altresì proposta nella pagina principale delle informative, in calce al menù di dettaglio sulla destra (dopo aver selezionato l’informativa del caso).