Audit#
Attraverso la funzionalità Audit di DPM è possibile curare e verificare la conformità di un organizzazione al Regolamento UE 2016/679 o ad altre incombenze.
La funzionalità di Audit è composta da due permessi distinti Audit dedicata all’auditor e Le mie attività dedicata a quei soggetti che devono porre in essere attività di rimedio a seguito di una o più non conformità.
Audit#
Cliccando sulla relativa voce di menu Audit, si accederà ad un’interfaccia dove, una volta creati, troveremo i «Piani di verifica», macrocontenitori ai quali ascrivere una o più attività di controllo, raggruppati per liste. Per creare un nuovo piano di verifica, occorrerà premere sul pulsante «+» posto in alto a destra della schermata ed inserire i dati richiesti. Per modificare o lavorare su un piano di verifica già creato occorre selezionare il piano di verifica desiderato e fare clic su Modifica.
Nell’ambito di un singolo piano di verifica è possibile:
creare nuove liste di controlli facendo clic sul pulsante +;
modificare il nome o eliminare una lista di controlli facendo clic sul pulsante raffigurante un ingranaggio al fianco di una lista esistente;
inserire dei nuovi controlli all’interno di una lista facendo clic sul pusante + posto sul lato di una lista di controlli esistente.
Andando a creare una nuova lista di controlli dopo aver fatto clic sul pulsante +, occorre inserire il nome e la descrizione della medesima e fare clic su Conferma.
Creata una lista di controlli è possibile inserire i singoli controlli cliccando sull’apposito pulsante di creazione +.
Una volta configurate le liste di controllo nonché i singoli controlli, si potrà stabilire alla luce dei rilievi eseguiti se l’organizzazione risulta Conforme, Parzialmente Conforme oppure Non Conforme.
Cliccando su «Nuova attività di rimedio» si aprirà un modulo dove è possibile definire i tratti dell’attività di rimedio da porre in essere, nonché assegnare ad uno o più utenti inseriti in anagrafica il compito di soddisfare tale attività e ciò per rimediare alla parziale o totale non conformità dell’Ente al controllo eseguito dall’Auditor. Una volta definito questo passaggio, sarà poi possibile definire una o più Attività di rimedio.
Accesso in sola lettura#
è possibile consentire agli utenti un accesso in sola ai piani di audit attraverso un permesso dedicato assegnabile nella sezione SOGGETTI > RUOLI. Da questa sezione, sarà suffciente selezionare il ruolo utente del caso e aggiungere il permesso “Audit” fra quelli già presenti. Spegnendo gli interruttori relativi alle funzionalità di modifica e creazione si otterrà che l’utente potrà accedere ai piani creati in modalità di sola lettura.
L’utente potrà navigare i piani di Audit in tutte le sue parti, senza però poterli modificare in alcun modo.
Condivisione di un piano#
Per decidere quali piani di audit condividere con tutti gli utenti applicativi è sufficiente attivare l’interruttore «Abilita la condivisione», posto all’interno della finestra di dettaglio di ciascun piano.
Mie attività#
Nel menu Mie attività si avrà riscontro di tutte le attività che sono state assegnate da un auditor ad un utente, a seguito della rilevazione ti talune non conformità o di conformità parziali.
Per indicare il completamento di un’attività è necessario fare clic sulla spunta posta sulla sinistra dello schermo ed, eventualmente, aggiungere delle note di corredo.