Gestione responsabilità esterna#

Responsabili del trattamento (cd. responsabili esterni)#

Prima di poter generare l’atto di nomina ad un responsabile del trattamento come definito dall’articolo 28 del Regolamento UE 2016/679, è necessario che questi sia già correlato con le attività di trattamento per le quali lo si intende nominare responsabile. Questa correlazione viene fatta durante la compilazione della scheda soggetti del Registro dei trattamenti.

N.B. Un utente con ruolo di «Designato» o «Delegato» vedrà comparire soltanto i responsabili collegati a trattamenti associati alla propria unità di designazione o delega. Per la stessa logica, di tutti i trattamenti a cui un responsabile è collegato, il Designato o Delegato potrà gestire, in questa schermata di Accordi, soltanto quelli collegati ad una delle proprie strutture di designazione o delega.

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I documenti sono personalizzabili; quelli precaricati costituiscono meri documenti di esempio. Il testo dell’accordo è liberamente personalizzabile nella sezione Gestione dei Modelli accessibile dal menù di Configurazione. Possono essere caricate diverse versioni dello stesso accordo, in modo da scegliere quella più opportuna in fase di generazione del documento.

Le obbligazioni contenute nell’accordo sono quelle prescritte dall’articolo 28 del Regolamento 2016/679. In particolare, per quanto riguarda i punti 2 e 3.g dell’articolo 28 del sopracitato Regolamento, viene disposta un’autorizzazione generale, salvo diritto di opposizione del Titolare, circa la possibilità del Responsabile di ricorrere ad ulteriori responsabili. Inoltre, al termine del rapporto, viene richiesto al Responsabile di restituire i dati, nonché di cancellarli dai propri sistemi.

Per generare un documento che formalizza la relazione tra il Titolare ed il Responsabile del trattamento è necessario:

  1. Selezionare la voce Responsabili del trattamento dall’elenco presente nel menu Accordi;

  2. Selezionare la scheda della terza parte per la quale si desidera generare un accordo;

  3. Cliccare sul bottone Nuovo Accordo e quindi Genera un nuovo accordo.

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All’interno della modale è possibile specificare:

  • Il formato dell’accordo generato;

  • I trattamenti che il responsabile pone in essere per conto del titolare: tali trattamenti saranno riportati nell’accordo in fase di generazione;

  • Il modello di accordo da utilizzare per la generazione del documento;

  • Una descrizione per il file generato;

  • La data di scadenza dell’accordo in questione: una volta superata la data indicata, verrà prospettato un messaggio di allerta come da immagine sottostante (è possibile altresì fare in modo che una mail sia inviata al raggiungimento della data di scadenza) .

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Per caricare il file di un accordo già in possesso dell’utente, sarà sufficiente cliccare su Nuovo Accordo e quindi Carica accordo, indicando i medesimi dettagli specificabili per l’accordo generabile tramite applicativo.

Export dei Responsabili del Trattamento#

Dalla voce di menu «Accordi -> Responsabili» è inoltre possibile effettuare un’esportazione in formato foglio di calcolo di tutti i Responsabili del trattamento, la quale riporta quanti accordi sono stati generati nonché quanti allegati sono stati caricati e quanti di questi sono accordi. Per poter effettuare l’esportazione basterà fare clic sull’apposito pulsante «Esporta».

../_images/accordi_responsabili_export.png

Caricamento di documenti relativi al responsabile del Trattamento#

Questa funzionalità permette di caricare documenti non generati tramite DPM, correlandoli ad un responsabile esterno (es. Misure di sicurezza, accordi di riservatezza specifici etc.).

Per caricare un allegato occorre selezionare un responsabile del trattamento e, facendo clic sull’icona dedicata in corrispondenza della sezione «Allegati», procedere tramite la modale di caricamento con la selezione del file da caricare, specificando un’eventuale descrizione e/o una data di scadenza.

../_images/accordi_responsabili_allegati.png
../_images/accordi_responsabili_modale_caricamento_allegati.png

NB: la dimensione massima dei documenti che si possono caricare è 2MB

Titolari per cui si opera#

Se si opera in qualità di Responsabili per conto di altri titolari, gli accordi che regolano il rapporto possono essere caricati alla voce di menu Accordi –> Titolari.

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Qui si troveranno elencati tutti i Titolari per cui si opera in qualita di Responsabile del trattamento o in qualità di co-titolare e, per ciascuno di essi, sarà possibile generare un accordo (cliccando sul bottone Genera documento) o caricare uno o più file, tramite il pulsante dedicato posto a lato della sezione Allegati.

I Titolari presenti in questa pagina dipendono dai soggetti definiti nel campo «Titolari» della scheda Soggetti.

NB: la dimensione massima dei documenti che si possono caricare è 2MB

Situazioni di contitolarità#

Le situazioni di contitolarità vengono gestite attraverso il passaggio SOGGETTI del procedimento di creazione o modifica di un trattamento in REG. TRATTAMENTI. A tal fine sarà sufficiente:

  1. Creare un elemento nel menu SOGGETTI > TITOLARI, sulla sinistra;

  2. Modificare o creare un nuovo trattamento nel menu REG. TRATTAMENTI, sulla sinistra.

  3. Attingere dal campo Ricerca titolari presente sotto la categoria «Titolari selezionati» nel passaggio SOGGETTI del wizard di gestione del trattamento desiderato.

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La contitolarità comporta da un canto la presenza del soggetto contitolare nella voce di menu ACCORDI > CONTITOLARI e, dall’altro, la comparsa del contitolare medesimo, per ogni trattamento gestito in contitolarità, nel registro dei trattamenti.