Provisioning

Provisioning#

Abilitazioni#

Il modulo ABILITAZIONI permette di monitorare in tempo reale nel contesto dell’organizzazione tutte le abilitazioni inerenti agli applicativi, il cui uso viene sottoposto a un processo autorizzativo. In questo modulo è possibile pertanto creare nuove abilitazioni o autorizzazioni.

Creazione di una nuova abilitazione o autorizzazione#

La procedura si articola in tre passaggi: i primi due accomunano la “Richiesta Standard” e la “Richiesta Personalizzata”.

Passaggio 1 - Selezione unità di riferimento

  • Accedere alla sottosezione ABILITAZIONI (1) della sezione PROVISIONING tramite la barra di navigazione.

  • Fare clic sul pulsante Nuovo (2) per aprire la finestra relativa alla nuova richiesta.

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  • Selezionare l”Unità nel contesto della quale porre in essere tale abilitazione (3).

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  • Fare clic su Successivo (4) per proseguire.

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Passaggio 2 - Selezione applicativo e utente

  • Indicare l”Utente (5) nei confronti del quale procedere con l’abilitazione l”Applicativo (6) il cui uso deve essere autorizzato.

  • Fare clic su Successivo (7) per accedere all’ultimo passaggio della procedura.

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Passaggio 3 - Completamento della richiesta

Come anticipato, questo passaggio è differente a seconda che si tratti di “Procedura standard” oppure di “Procedura personalizzata”.

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  • Compilare i campi necessari dai rispettivi menu e aggiungere eventuali Note (8).

  • Se necessario, attivare l’opzione Escludi il processo di autorizzazione workflow (9) nel caso in cui il workflow sia attivo.

(Per ulteriori approfondimenti inerenti il Wf si rimanda a https://doc.privacymanager.eu/manuale/workflow_approvativo.html#workflow-approvativo)

  • Fare clic su Invia richiesta (10) per completare la procedura.

Una volta compilati i campi presenti nei primi due step e giunti al terzo step la sua visualizzazione differirà dalla procedura standard. Si consiglia di seguire passo passo le istruzioni riportate nella modale:

  • Fare clic su Download (11) per scaricare il PDF compilabile e lasciare la finestra di dialogo aperta.

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  • Lasciare la modale aperta.

  • Compilare il PDF in tutte le sue parti e salvare le modifiche in locale.

  • Tornare alla procedura e, successivamente, fare clic su Seleziona documento e caricare il PDF opportunatamente compilato (12).

  • Compilare i campi necessari dai rispettivi menu.

  • Fare clic su Invia richiesta (13) per completare la procedura.

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Esito della procedura

Il sistema inserirà automaticamente la nuova richiesta (standard o personalizzata) nell’elenco delle abilitazioni in corso e invierà la notifica via email a tutti gli attori interessati dalla procedura. Per visualizzarne i dettagli, selezionare l’elemento interessato: le informazioni verranno mostrate nella colonna a destra.

Approvazione, annullamento o rifiuto di una richiesta in corso#

Per gestire una richiesta di autorizzazione:

  • Accedere alla sottosezione FLUSSO RICHIESTE (1) della sezione PROVISIONING tramite la barra di navigazione.

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  • Selezionare nella tabella la richiesta che si intende gestire.

  • Una volta aperti i dettagli della richiesta nella colonna più a destra, fare clic sul pulsante corrispondente all’operazione desiderata: Approva (2), Annulla (3) o Respingi (4).

Approvazione di una richiesta#

  • Fare clic su Approva richiesta di attivazione (2).

  • Si aprirà una finestra, all’interno della quale si potrà: - aggiungere eventuali note; - visualizzare la transizione in corso.

  • Fare clic su Approva richiesta di attivazione (5).

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  • La richiesta passerà nello stato In attesa di approvazione di esecuzione.

Annullamento di una richiesta#

  • Fare clic su Annulla richiesta di attivazione (3).

  • Si aprirà una finestra, all’interno della quale si potrà: - aggiungere eventuali note; - visualizzare la transizione in corso.

  • Fare clic su Annulla richiesta di attivazione (6).

../_images/flusso-richieste-annulla-modale.png

  • La richiesta di abilitazione verrà infine annullata e rimossa dall’elenco di cui alla sezione FLUSSO RICHIESTE.

Rifiuto di una richiesta#

  • Fare clic su Respingi (4).

  • Verrà visualizzata una finestra della quale si potrà: - aggiungere eventuali note; - visualizzare la transizione in corso.

  • Fare clic su Respingi richiesta di attivazione (7).

../_images/flusso-richieste-respingi-modale.png

  • La richiesta di abilitazione verrà infine rigettata, rimossa dall’elenco e resa disponibile nella sezione ABILITAZIONI.

Revoca di un’autorizzazione#

Questa operazione è consentita esclusivamente per le abilitazioni in stato “Attiva”.

  • Accedere alla sottosezione ABILITAZIONI della sezione PROVISIONING.

  • Selezionare un’abilitazione in stato Attiva dall’elenco.

  • Fare clic su Revoca abilitazione (1) nella colonna di destra dedicata ai dettagli.

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  • Nella finestra di conferma, fare clic su Conferma (2) per completare l’operazione.

../_images/abilitazioni-modale-revoca.png

Se il workflow non è attivo, l’abilitazione verrà revocata immediatamente. Se il workflow è attivo, l’abilitazione passerà nello stato In attesa di revoca: verrà conseguentemente richiesta l’approvazione a chi di competenza, il quale provvederà a confermare la revoca, rendendola definitiva.

Modifica di una richiesta di autorizzazione#

Questo tipo di operazione è consentita esclusivamente per le abilitazioni in stato “Attiva”.

  • Accedere alla sottosezione ABILITAZIONI della sezione PROVISIONING.

  • Selezionare un’abilitazione in stato “Attiva” dall’elenco.

  • Fare clic su Modifica (1), nella colonna di destra dedicata ai dettagli.

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  • Effettuare le modifiche desiderate.

  • Fare clic su Aggiorna ed invia richiesta (2).

L’abilitazione perde lo stato Attiva e verrà spostata all’interno di FLUSSO RICHIESTE, in stato di In attesa di approvazione.

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Recupero delle credenziali di primo accesso#

Per accedere alle credenziali di primo accesso l’utente dovrà:

  • Accedere alla propria pagina personale.

  • Cercare, nella sezione Applicativi assegnati la scheda dell’applicativo alle credenziali del quale si vuole accedere.

  • Fare clic su Mostra le credenziali (1).

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  • Una finestra prospetterà i campi Username (2) e Password (3): basterà copiare, tramite il bottone “Copia”, i dati e usarli nella finestra di login dell’applicativo.

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  • Chiudere la modale cliccando Chiudi (4).

Attenzione: una volta fatto clic su Chiudi, successivamente nella finestra saranno disponibili soltanto le istruzioni afferenti al primo accesso.

Richiesta nuove credenziali di accesso#

Qualora si dovessero smarrire le proprie credenziali di accesso è possibile richiederne delle nuove. A tal proposito:

  • Accedere nella pagina personale.

  • Cercare nella sezione Applicativi assegnati, l’applicativo.

  • Fare clic su Richiedi nuove credenziali (5).

  • Indicare, eventualmente, delle note.

  • Fare clic su Invia richiesta (6).

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Verrà coinvolto il responsabile, il quale provvederà se del caso a trasmettere nuove credenziali.

Video tutorial#

In questa sezione troverete una serie di video tutorial inerenti la creazione e gestione delle richieste.

Creazione richiesta standard#

Come creare una richiesta di abilitazione ad un applicativo attraverso la procedura standard.

Creazione richiesta personalizzata#

Come creare una richiesta di abilitazione ad un applicativo attraverso la procedura personalizzata.

Gestione della richiesta#

Approvare, annullare o respingere una richiesta di abilitazione.

Revoca della richiesta#

Come effettuare una revoca di un’abilitazione attiva.

Modifica della richiesta#

Come effettuare una modifica di un’abilitazione attiva.

Credenziali primo accesso#

Dove e come utilizzare le credenziali di primo accesso ad un applicativo.

Reset della password#

Come richiedere il reset della password.